Ogólne warunki usługi FixThePay

§ 1. Definicje.

  1. Usługa – usługa kompleksowej obsługi płatności faktur, realizowana przez SAF S.A. pod marką FIXthePAY.
  2. Zleceniobiorca – spółka akcyjna SAF z siedzibą w Sosnowcu 41-216, ul. Lenartowicza 188, NIP 5262450586, KRS 0000286013, SR Katowice Wydział VIII, Kapitał zakładowy 10 900 000,00 zł wpłacony w całości, będąca właścicielem marki oraz wykonawcą usługi FIXthePAY.
  3. Zleceniodawca – podmiot gospodarczy składający w ramach Aplikacji Zlecenie usługi FIXthePAY.
  4. Zlecenie – dokument elektroniczny, nie wymagający podpisu Zleceniodawcy i Zleceniobiorcy wygenerowany przez Zleceniodawcę w aplikacji FIXthePAY, w którym Zleceniodawca upoważnia Zleceniobiorcę do objęcia usługą FIXthePAY płatności za faktury wystawione przez Zleceniodawcę.
  5. Faktura – dokument, z którego wynika zobowiązanie płatnicze Klienta Zleceniodawcy, wystawiony przez Zleceniodawcę [faktura, rachunek, etc.].
  6. Klient Zleceniodawcy - kontrahent Zleceniodawcy, na którego wystawiona została przez Zleceniodawcę Faktura objęta usługą FIXthePAY.
  7. Aplikacja – system informatyczny udostępniony w formie aplikacji internetowej pod adresem www.fixthepay.pl oraz w formie aplikacji mobilnej o nazwie FIXthePAY.
  8. Rekomendacja – zalecenia w zakresie obsługi Zlecenia udzielone przez Zleceniobiorcę za pośrednictwem Aplikacji, na które Zleceniobiorca zobowiązany jest odpowiedzieć akceptując lub odrzucając Rekomendację.

§ 2. Zakres usługi FIXthePAY.

  1. Celem usługi FIXthePAY jest doprowadzenie do uzyskania płatności z Faktur objętych Zleceniem lub ustalenie Rekomendacji dla dalszego postępowania w celu uzyskania płatności z Faktur. Usługa realizowana jest z zachowaniem szczególnej staranności działania, biorąc pod uwagę, że Zleceniodawcy bardzo zależy na utrzymaniu jak najlepszej relacji z jego klientami, których faktury zostały przekazane do obsługi w ramach Usługi.
  2. W celu wykonania Usługi Zleceniobiorca uprawniony jest do kontaktowania się z Klientami Zleceniodawcy będącymi płatnikami przekazanych Faktur. Przyjmuje się, że dopuszczalna formą jest kontakt telefoniczny, mailowy, listowy, osobisty. Zleceniobiorca sam dokonuje wyboru odpowiedniej formy kontaktu.
  3. Usługa FIXthePAY zapewnia kompleksową obsługę płatności faktur Zleceniodawcy na następujących etapach:
    1. Sugestia
      • Zakres czynności: kontakty telefoniczne, e-mailowe, SMS-owe z Klientem Zleceniobiorcy mające na celu dokonanie przez niego zapłaty za Faktury objęte Zleceniem [w tym: ustalenie przyczyny niedokonania zapłaty, uzyskanie wiążącej deklaracji zapłaty w ustalonym terminie, monitoring realizacji deklaracji zapłaty], ustalenie danych teleadresowych w przypadku braku kontaktu z Klientem Zleceniodawcy według danych kontaktowych wskazanych przez Zleceniodawcę.
      • Czas trwania: maksymalnie 21 dni od daty Zlecenia.
        Zakończenie etapu: uzyskanie zapłaty lub Rekomendacja w zakresie dalszych działań. Jeżeli Zleceniobiorca uzyska przypuszczenie, że faktura nie zostanie zapłacona w terminie obsługi, to najpóźniej w 21 dniu obsługi uzna Klienta Zleceniodawcy za dłużnika i przedstawi Zleceniodawcy właściwe według niego Rekomendacje w celu jak najszybszego odzyskania należności. Możliwe Rekomendacje to:
        - Działania polubowne,
        - Sąd.
      • Zleceniobiorca zastrzega sobie prawo do skrócenia czasu trwania wydając wcześniejszą Rekomendację.
      • Rachunkiem właściwym do wpłat, który będzie podawany klientom Zleceniodawcy jest rachunek Zleceniodawcy.
      • Zleceniodawca zobowiązany jest do informowania Zleceniobiorcy o wszelkich wpłatach dokonanych przez swoich Klientów, bądź też do odpowiedzi na każde zapytanie otrzymane od Zleceniobiorcy dotyczące potwierdzenia wpłaty, w terminie 2 dni roboczych od otrzymania wpłaty lub otrzymania zapytania. W przypadku uzyskania informacji od Klienta Zleceniodawcy o zapłacie, Zleceniobiorca wstrzyma działania do czasu uzyskania odpowiedzi od Zleceniodawcy.
    2. Działania polubowne
      • Zakres czynności: kierowanie do Klienta Zleceniodawcy elektronicznych i pisemnych wezwań do zapłaty, kontakty telefoniczne, e-mailowe, SMS-owe, prowadzenie negocjacji zmierzających do zapłaty, zawieranie w imieniu Zleceniodawcy ugód na ratalną zapłatę.
      • Czas trwania: maksymalnie 60 dni od daty akceptacji przez Zleceniodawcę Rekomendacji postępowania na tym etapie. Zleceniobiorca zastrzega sobie prawo do skrócenia czasu trwania wydając wcześniejszą Rekomendację:
        - Sąd.
      • Zleceniobiorca zastrzega sobie prawo do wydłużenia etapu w przypadku, gdy Klient Zleceniodawcy zawarł ze Zleceniobiorcą ugodę na zapłatę ratalną i wywiązuje się z ugody [wpłaty ustalonych kwot nie rzadziej niż co 30 dni], aż do zapłaty całej kwoty objętej Zleceniem.
      • Zakończenie etapu: uzyskanie zapłaty lub Rekomendacja w zakresie dalszych działań.
    3. Sąd
      • Zakres czynności: kierowanie do Klienta Zleceniodawcy wezwań do zapłaty, sporządzenie i złożenie pozwu, reprezentowanie Zleceniodawcy przez Zleceniobiorcę w procesie sądowym, sporządzenie i złożenie pism procesowych, wniosku egzekucyjnego do komornika sądowego, występowanie w imieniu Zleceniodawcy w toku postępowania egzekucyjnego.
      • Czas trwania: indywidualny.
      • Zakończenie etapu: uzyskanie zapłaty lub umorzenie egzekucji komorniczej.
  4. Zleceniobiorca na każdym etapie obsługi Zlecenia może wydać Rekomendację przeprowadzenia czynności terenowych u klienta Zleceniodawcy, polegających na nawiązaniu z nim kontaktu celem uiszczenia zapłaty za zleconą Fakturę. Rekomendacja ta jest rekomendacją szczególną, która może pojawić się na każdym etapie realizacji procesu naprawy płatności i jej odrzucenie nie powoduje zakończenia działań ze strony Zleceniobiorcy.
    1. Czynności będą wykonywane w imieniu i na rzecz Zleceniodawcy, po uzyskaniu akceptacji udzielonej Rekomendacji, w terminie 3 lub 10 dni roboczych od zlecenia usługi (w zależności od decyzji Zleceniodawcy).
    2. Przeprowadzenie czynności terenowych zostanie potwierdzone zamieszczonym w Aplikacji raportem.
    3. Za przeprowadzone czynności terenowe Zleceniobiorcy przysługuje wynagrodzenie określone w §4 pkt 1.

§ 3. Postanowienia ogólne.

  1. Na procedurę złożenia Zlecenia składają się:
    • rejestracja Zleceniodawcy w Aplikacji,
    • podanie wymaganych danych w formularzu „Nowe Zlecenie”,
    • zaimportowanie do Aplikacji dokumentu Faktury lub jego kopii, zgodnej ze Zleceniem,
    • akceptacja Regulaminu Aplikacji i Ogólnych Warunków Usługi FIXthePAY,
    • potwierdzenie w/w przyciśnięciem przycisku „Wyślij zlecenie”

    Po prawidłowym dopełnieniu w/w punktów Aplikacja automatycznie wygeneruje dokument Zlecenia dostępny dla Zleceniobiorcy w Aplikacji oraz wyśle go jako potwierdzenie zawarcia umowy na podany adres e-mail.

  2. Przyjmuje się, że podane przez Zleceniodawcę informacje są prawdziwe. Za wszelkie szkody wobec Zleceniobiorcy i osób trzecich, mogące powstać wskutek podania nieprawidłowych informacji, ponosi odpowiedzialność Zleceniodawca.
  3. Na każdym etapie realizacji Zlecenia opisanych w §2, Zleceniobiorca może udzielić Zleceniodawcy Rekomendacji odnośnie dalszych działań. Zleceniodawca jest zobowiązany do odpowiedzi na udzieloną Rekomendację za pośrednictwem Aplikacji, zgodnie z zasadami:
    • Rekomendacja „Działania Polubowne”
      Zleceniodawca jest zobowiązany do udzielenia odpowiedzi w formie akceptacji lub odrzucenia Rekomendacji w ciągu 1 dnia roboczego od jej wydania przez Zleceniobiorcę. W przypadku braku odrzucenia Rekomendacji w terminie Zleceniobiorca uznaje, że Zleceniodawca akceptuje Rekomendację i przenosi Zlecenie na etap „Działania Polubowne”
    • Rekomendacja „Sąd”
      Zleceniodawca jest zobowiązany do udzielenia odpowiedzi w formie akceptacji lub odrzucenia Rekomendacji w ciągu 3 dni roboczych od jej wydania przez Zleceniobiorcę, pod rygorem zaprzestania dalszej realizacji Zlecenia przez Zleceniobiorcę.
  4. Jedno Zlecenie może dotyczyć jednej lub wielu faktur wystawionych przez Zleceniodawcę dla jednego Klienta Zleceniodawcy.
  5. Przedmiotem Zlecenia mogą być jedynie należności wynikające z faktur, które istnieją, przysługują Zleceniodawcy i nie są skierowane na drogę postępowania sądowego.
  6. Na wniosek Zleceniobiorcy Zleceniodawca jest zobowiązany do przesłania drogą pocztową oryginałów dokumentów: podpisanego i opieczętowanego Zlecenia, oryginału Faktury, pełnomocnictw niezbędnych do realizacji Zlecenia na etapie postępowania na drodze sądowo-egzekucyjnej oraz upoważnienia uprawniającego Zleceniobiorcę do odbioru kwot od klienta Zleceniodawcy.
  7. Zleceniobiorca zastrzega sobie prawo do odstąpienia od realizacji Zlecenia na każdym etapie bez podania przyczyny, o czym poinformuje Zleceniodawcę drogą elektroniczną na podany w Aplikacji adres e-mail. Zleceniodawcy nie przysługują w takim przypadku żadne roszczenia wobec Zleceniobiorcy.
  8. Zlecenie ulega rozwiązaniu w stosunku do klienta Zleceniodawcy, wobec którego zostało wszczęte postępowanie upadłościowe, bądź też restrukturyzacyjne. Zleceniobiorca zachowuje prawo do wynagrodzenia za dotychczas wykonany zakres czynności, zgodnie z §4 pkt 1.
  9. Zlecenie zostaje udzielone na czas nieokreślony. Może zostać wypowiedziane z zachowaniem 90-dniowego okresu wypowiedzenia, na koniec miesiąca kalendarzowego.
  10. W sprawach nieuregulowanych mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego.
  11. Wszelkie spory wynikające z realizacji Zlecenia będą rozstrzygane w sposób polubowny. W przypadku braku takiej możliwości, właściwym dla rozpatrzenia sporu będzie Sąd właściwy dla Zleceniobiorcy.

§4. Cennik i rozliczenia między stronami

  1. Zleceniobiorcy przysługuje wynagrodzenie prowizyjne od odzyskanej od Klienta Zleceniodawcy kwoty należności głównej, 100% odzyskanych odsetek ustawowych oraz wynagrodzenie za czynności terenowe i sądowo-egzekucyjne określone szczegółowo w poniższej tabeli:

    Etap „Sugestia”
    Wynagrodzenie Zleceniobiorcy
    Kwota Zlecenia [PLN lub EUR] Prowizja odsetki
    100.000 6% 100%
    50.000,01 – 100.000 7% 100%
    10.000,01 – 50.000 8% 100%
    5.000,01 – 10.000 12% 100%
    1.000,01 – 5.000 14% 100%
    < 1.000 18% 100%
    Etap Działania polubowne
    Kwota Zlecenia [PLN lub EUR] Prowizja odsetki
    100.000 6% 100%
    50.000,01 – 100.000 7% 100%
    10.000,01 – 50.000 8% 100%
    5.000,01 – 10.000 12% 100%
    1.000,01 – 5.000 14% 100%
    < 1.000 18% 100%
    Etap Sąd
    Kwota Zlecenia [PLN lub EUR] Prowizja odsetki
    100.000 6% 100%
    50.000,01 – 100.000 7% 100%
    10.000,01 – 50.000 8% 100%
    5.000,01 – 10.000 12% 100%
    1.000,01 – 5.000 14% 100%
    < 1.000 18% 100%
    Wynagrodzenie za czynności terenowe
    Termin wykonania czynności Cena
    10 dni roboczych 300 zł
    3 dni roboczych 600 zł
    Wynagrodzenie za czynności sądowo-egzekucyjne
    opłata za przygotowanie pozwu 129 zł
    opłata administracyjna związana z uzyskaniem orzeczenia sądowego sądu I instancji 49 zł
    opłata administracyjna związana z uzyskaniem orzeczenia sądowego sądu II instancji 49 zł
    opłata za przygotowanie wniosku egzekucyjnego 99 zł

  2. Zleceniobiorca zastrzega sobie prawo do wprowadzania okresowych promocyjnych stawek prowizyjnych, które mogą się różnić od wskazanych w powyższej tabeli. Obowiązującą stawką prowizyjną jest wówczas stawka uwzględniona w Zleceniu.
  3. Zleceniobiorca każdorazowo poinformuje Zleceniodawcę o wysokości kwoty wpisu sądowego, bądź zaliczki komorniczej i wskaże właściwy numer rachunku bankowego w celu jego opłacenia przez Zleceniodawcę.
  4. Zleceniobiorcy przysługuje zwrot wydatków i kosztów procesu oraz kosztów postępowania egzekucyjnego poniesionych przez Zleceniobiorcę w imieniu i na rzecz Zleceniodawcy w celu dochodzenia należności od dłużnika.
  5. Zleceniobiorca nie będzie obciążał Zleceniodawcy nieodzyskanymi kosztami zastępstwa procesowego przysługującymi pełnomocnikowi Zleceniobiorcy w postępowaniu sądowym bądź egzekucyjnym.
  6. Rachunkiem bankowy, który będzie podawany Klientowi Zleceniodawcy do wpłat na etapie „Działania polubowne” oraz „Sąd”, jest rachunek Zleceniobiorcy.
  7. W przypadku otrzymania przez Zleceniodawcę wpłat od Klienta Zleceniodawcy z tytułu Faktur objętych Zleceniem, Zleceniodawca jest zobowiązany do poinformowania o tym fakcie Zleceniobiorcy w ciągu 2 dni od otrzymania wpłaty.
  8. Wszelkie wpłaty dokonane przez Klienta Zleceniodawcy z tytułu Faktur objętych Zleceniem uważa się za otrzymane w wyniku działań Zleceniobiorcy.
  9. Otrzymane od Klienta Zleceniodawcy wpłaty, po potrąceniu należnego Zleceniobiorcy wynagrodzenia, będą przekazywane w ciągu 7 dni od otrzymania, na rachunek wskazany przez Zleceniodawcę w Aplikacji.
  10. Wynagrodzenie przysługujące Zleceniobiorcy będzie płatne w terminie 7 dni od daty otrzymania przez Zleceniodawcę faktury.
  11. Usługa FIXthePAY jest objęta podatkiem od towarów i usług VAT w stawce podstawowej, doliczanym do wynagrodzenia Zleceniobiorcy wg obowiązujących zasad.
  12. Zleceniodawca wyraża zgodę na umorzenie swoim klientom przez Zleceniobiorcę odsetek w całości lub w części.
  13. Zleceniodawca na podst. Art. 106a i nast. Ustawy z dn.11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług wyraża zgodę na wystawianie i przesyłanie faktur (oświadczeń o potrąceniu) w formie elektronicznej na adres e-mail wskazany w Aplikacji. Zleceniodawca zwalnia jednocześnie Zleceniobiorcę z obowiązku wystawiania i przesyłania faktur w innej formie. W przypadku zmiany adresu mailowego do doręczania faktur bez niezwłocznego powiadomienia Zleceniobiorcy, faktury uważa się za doręczone pod adresem wyżej wskazanym.

§5. Ochrona danych osobowych

  1. Zgodnie z art. 13 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) Zleceniobiorca informuje, iż:
    • Administratorem danych osobowych przekazanych przez Zleceniodawcę za pośrednictwem Aplikacji jest SAF S.A. Możesz skontaktować się z Administratorem w kwestii ochrony danych osobowych za pośrednictwem inspektora ochrony danych osobowych pisząc na adres: iod@saf.com.pl.
    • Dane osobowe przetwarzane są na podstawie zgody wyłącznie w celu zawarcia i realizacji umowy oraz w celach, na które Zleceniodawca wyraził zgodę.
    • Dane osobowe przechowywane będą w trakcie realizacji umowy a także po jej rozwiązaniu przez okres niezbędny do realizacji uzasadnionego interesu prawnego administratora
    • Administrator nie zamierza przekazywać Państwa danych do państwa trzeciego ani do organizacji międzynarodowych.
    • Zleceniodawcy przysługuje prawo dostępu do danych, żądania ich sprostowania i usunięcia oraz prawo do ograniczenia przetwarzania danych, a także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.
  2. Powierzenie danych:
    • W celu realizacji Zlecenia Zleceniodawca dokonuje powierzenia Zleceniobiorcy danych osobowych Klientów Zleceniodawcy. W stosunku do powierzonych danych Zleceniodawca pozostaje Administratorem danych a Zleceniobiorca staje się podmiotem przetwarzającym.
    • Powierzane dane dotyczą Klientów Zleceniodawcy przekazanych do realizacji usługi FIXthePAY i swoim zakresem obejmują w szczególności dane: nazwę, imię i nazwisko klientów będących osobami fizycznymi lub imię i nazwisko osób reprezentujących klientów będących przedsiębiorcami, adres, dane kontaktowe, informacje o zaległości, obrazy faktur, umów, oświadczeń, oraz inne dokumenty i informacje związane z celem umowy.
    • Zleceniodawca będący administratorem powierzanych danych wyraża zgodę, aby Zleceniobiorca jako podmiot przetwarzający, powierzał konkretne operacje przetwarzania danych innym podmiotom („podpowierzenie”) we wskazanym zakresie:
      - Poczta Polska S.A. – usługi pocztowe
      - Speedmail Sp z o.o. z siedzibą w Piotrkowie Trybunalskim – usługi pocztowe
      - Tide Software Sp. z o.o. z siedzibą w Piasecznie – usługi telekomunikacyjne, usługa dialera, nagrywanie rozmów
      - Inforsys S.A. z siedzibą w Radzyminie – wydruk i konfekcja korespondencji
      - Rhenus Data Office Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Nadarzynie – niszczenie dokumentów i nośników
      - SerwerSMS Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Rybniku – masowa wysyłka sms.
Faktury zapłacone 30 dni po terminie

Efekty

Najlepsze efekty obserwujemy u przedsiębiorców, którzy wdrożyli FIXthePAY jako stały element biznesu.

Korzystają z niego w sposób ciągły, przekazując do obsługi faktury już na etapie kilku dni opóźnienia.

  • 3 miesiące korzystania z FixThePay
  • objęcie usługą FixThePay wszystkich faktur
  • początek obsługi faktur przed 15. dniem po terminie płatności


Efekt
aż 73% faktur zapłaconych w ciągu 30 dni od terminu płatności

Masz pytania?

Napisz do nas
Wypełnij wszystkie pola